Résumé du cahier des charges

Les besoins de notre client, le Conseil départemental de l’Allier :

Le département de l’Allier, ayant perdu récemment (au profit de la région) la gestion et l’usage des abribus (et donc la communication associée), a lancé un appel d’offre pour équiper son territoire d’un nouveau média de communication innovant institutionnel et touristique par l’achat de panneaux lumineux LED nouvelle génération, permettant la diffusion qualitative d’images ou animations pour ses messages propres. Ceux-ci seront implantés en extérieur sur l’ensemble du territoire du département et principalement :

• Sur des propriétés départementales (collèges, bâtiments administratifs …) ;
• Sur des propriétés communales pour les communes qui souhaitent participer à l’opération et qui auront conventionné avec le département. Le département installera 1 à 3 dispositifs par commune dont il sera propriétaire et assurera l’entretien. La communication sur ces écrans sera alors partagée entre la commune et le département suivant un ratio 50/50.
• Le projet porte sur près de 370 sites, dont plus de 317 communes

Le département souhaite que ces dispositifs ne soient pas supports de publicité au sens commercial mais que la vocation soit limitée à de la communication institutionnelle et à vocation touristique.

Au-delà de l’achat du matériel, il est demandé au prestataire dans le cadre de ce cahier des charges :

• un pilotage global de l’ensemble du programme d’installation avec suivi détaillé et régulier de l’avancement global du projet;
• un accompagnement complet et individuel de chaque projet d’installation de panneau avec visites de sites, conseils d’implantations, analyses techniques et réglementaires, étude couverture réseau internet, fourniture d’un rapport détaillé avec reportage photographique, gestion des dossiers architecte et bâtiments de France (ABF) et simulations d’implantations, assistance aux déclarations, études de sol si nécessaires…

Les prestations très larges de cette opération, intègrent donc la conception du projet, la production des dispositifs, les travaux préparatoires (génie civil et électrique) ainsi que l’installation et la mise en fonctionnement des panneaux, y compris toutes sujétions (déclarations, fondations, sécurité, remise en état des lieux, raccordement électrique sur arrivée existante, accès internet via carte SIM avec un opérateur adapté au site, formation…).

De plus, durant une période de 7 ans suivant l'admission de chaque panneau sont prévus la garantie totale de l’ensemble des équipements ainsi que la maintenance préventive et curative, le service après-vente, l’abonnement internet…

Présentation du projet et de sa complexité

En 2022, nous avons remporté ce marché public du département de l'Allier (03), marquant ainsi l'un des succès les plus importants de son histoire. Cette reconnaissance souligne l'expertise de la société dans la fourniture de solutions de communication visuelle de qualité.

Un étude comparative in situ des dispositifs de 3 entreprises soumissionnaires a désigné notre entreprise comme la mieux disante !

Les points forts de notre expertise identifiés par le département de l’Allier 

Notre société a été retenue pour les critères suivants :

• Le design et la qualité d’affichage (haute définition et avec un très bon contraste)
• La faible consommation énergétique
• L’approche logistique, la méthodologie de déploiement et l’excellence du service
• Un logiciel de programmation des messages simple intuitif et ergonomique adapté aux usages des communes
• La maintenance des équipements sur 7 ans et SAV dans la journée
• Une expertise métier reconnue par des milliers de clients

Un Marché d’Envergure

Ce marché se déploie sur deux années (2023 et 2024) et représente une opportunité et une fierté exceptionnelle pour notre entreprise, impliquant :

• Jusqu'à 50 bâtiments appartenant au département : collèges, aires de covoiturage, musées...
• 317 communes équipées de 1 à 3 dispositifs par commune, soit près de 750 dispositifs et faces déployées
• Plus de 8M€ investi par le département de l’Allier
• En 2023, plus de 1250 heures d’études terrain dans le conseil d’implantation et 4 800 heures de production (équipe jusqu’à 8 personnes)
• Plus de 250 dispositifs fabriqués et 200 installations gérées en 4 mois (dernier trimestre 2023)
• Plus de 250 massifs bétons réalisés également sur 3 mois
• Plus de 24 semi-remorques de matériels expédiés
• Développement d’une plateforme de formation en ligne complémentaire
  (e-learning)
• Création d’un nouveau local technique de 600 m² dans l’Allier (sur place)
• + de 700 m² d’écrans digitaux déployés au profit de la communication citoyenne du département tout cela dans un département ou 50% du territoire est couvert par des contraintes ABF (Architectes des Bâtiments de France) que nous avons dû gérer.

Ce partenariat conclu jusqu’à fin 2031 souligne notre engagement en tant que contributeur majeur du département aux solutions numériques pour la communication citoyenn

Organisation du projet :

Durabilité et engagement environnemental

Notre entreprise s’engage sur une période de 7 ans d’accompagnement auprès du Conseil Départemental de l’Allier pour chaque installation, garantissant, rigueur, proximité et qualité. Cela nous projette donc à l’horizon 2033/2030 ?

Nous mettons également l’accent sur le développement durable et l’économie d’énergie, soulignant l’impact positif que notre solution apportera au département de l’Allier, via deux nouvelles technologies intégrées aux dispositifs qui permettent une économie d’Energie et une véritable différenciation : une extinction nocturne totale et un affichage / éclairage uniquement lorsqu’une détection de présence à lieu.

Technicité du projet

Énergie maîtrisée : nos solutions techniques éco-responsables innovantes sur option

Nous mettons à disposition de chaque site, deux options : « l’extinction nocturne » et la « détection de présence ». Deux initiatives visant à réduire la consommation d'énergie et à minimiser l'impact environnemental des dispositifs.

Le mode "extinction nocturne" permet une gestion automatisée de la luminosité et de la température des écrans pendant les heures nocturnes, au travers d’une coupure complète sur des horaires définis, contribuant ainsi à réduire la consommation d'énergie sans compromettre la visibilité ni la qualité de l'affichage (-10 à -15% de consommation électrique sur un panneau). Cette fonctionnalité offre non seulement des économies d'énergie, mais elle favorise également une utilisation plus responsable des ressources électriques, tel que cela est pratiqué sur l’éclairage public.

 Une innovation brevetée : Notre système breveté (n° FR2209172) de "détection de présence" quant à lui utilise des technologies avancées pour identifier la présence de personnes ou de véhicules à proximité des dispositifs, et allumer les écrans uniquement en conséquence. En actionnant la réactivité des écrans en fonction de cette détection et en ajustant automatiquement la luminosité, nous optimisons l'utilisation de l'énergie tout en assurant une communication efficace avec le public cible. Cette fonctionnalité contribue ainsi à réduire la consommation d'énergie inutile tout en maintenant une connectivité optimale avec le public et en minimisant l’impact environnemental des installations.

Projet créateur d’emplois

Notre entreprise emploie près de 50 personnes dont la moitié au siège de l’entreprise en région lyonnaise. Ce projet a généré 6 créations de postes. Nous avons fait le choix de création de 2 postes localisés dans le département pour satisfaire les exigences du dossier à travers : un chef de projet expérimenté et un technicien local expert dédié exclusivement au CD03 (deux intervenants missionnés à 100% pour la gestion et la mise en place de ce projet d’envergure). L’ensemble de nos équipes, interne et externe a également été mobilisé et renforcé. Production du lundi au samedi sur 3 mois avec embauche d’une personne en plus en production en <>CDI et 3 en CDD. Ce projet a donc permis 3 embauches durables, outre le renfort ponctuel de 3 autres personnes à la production en CDD sur 4 mois, soit une augmentation de 15% de nos effectifs.

De l'installation à la maintenance de nos dispositifs, un suivi intégral assuré étapes par étapes

L’installation des dispositifs par nos techniciens locaux se déroule en plusieurs étapes :

• Contrôle préalable des massifs béton et arrivées électriques
• Mise en place des moyens techniques (engin de levage, nacelle si besoin, etc…)
• Montage du mat et aiguillage de l’alimentation (vissage, boulonnage) ; ou montage des supports muraux
• Installations des écrans sur leur(s) support(s)
• Raccordements électriques
• Contrôle et mise en service sur site : le technicien vérifie et fait valider la bonne orientation du dispositif avec le client selon les mises en situation signées. Ensuite, il vérifie l'affichage et la communication entre le serveur et le dispositif.
• Au départ de l’équipe d’installation, nous assurons le retrait du balisage, le nettoyage complet du chantier et des travaux, avant notre départ.
• Rédaction du rapport de fin de chantier avec envoi automatique au client.
• A la fin des travaux, remise d’un dossier DOE (Dossier des Ouvrages Exécutés) comprenant : Plans complets (plans d’ensemble, d’implantation,), spécifications écrans (dimensions, consommations, spécifications...), synoptique fonctionnel de l’installation, manuel d’utilisation, rapports de réalisation
• Formation au logiciel de programmation (visioconférences par notre équipe / formations sur sites par groupe à la demande des clients / site e-learning créé spécifiquement pour le projet avec des vidéos de formation)
• Lancement du Service après-vente et maintenance dans la durée.

• Contraintes de volume se répercutant sur tous les aspects opérationnels (qu’ils soient techniques, de production, logistiques, administratifs …) - Contraintes de localisation : nous avons dû couvrir l’ensemble d’un territoire de 7 340 km2 sur un délai court : création d’un local technique - Contraintes de délais : réparties sur deux ans avec des délais imposés à chaque commande avec un pic d’activité de 250 dispositifs en 3 mois. - Contraintes de génie civil fortes : réalisation de massifs béton par dizaine, nécessitant une coordination importante avec les entreprises et les communes, mais aussi les services départementaux - Contraintes logistiques : l'organisation des d'installations nécessitait le besoin de plusieurs camions et remorques pour optimiser les tournées, avec des rotations de matériels importantes. De plus, la distance moyenne d'installation se trouvant à 180 km de notre siège et lieux de fabrication, nous avons dû également prévoir une base logistique afin de centraliser nos départs. L'acheminement en sortie de production a nécessité des rotations de semi-remorques de manière hebdomadaire. - Contraintes de formation : plus de 750 personnes à former au logiciel de pilotage : création d’un e-learning client et formations en visio-conférences) - Contraintes d’organisation interne - Communication avec le client avec réunions hebdomadaires, envoi de rapports automatisés (rapport d’études, PV de production, PV d’installation, rapports de formation)

• Contraintes de volume se répercutant sur tous les aspects opérationnels (qu’ils soient techniques, de production, logistiques, administratifs …)
• Contraintes de localisation : nous avons dû couvrir l’ensemble d’un territoire de 7 340 km2 sur un délai court : création d’un local technique
• Contraintes de délais : réparties sur deux ans avec des délais imposés à chaque commande avec un pic d’activité de 250 dispositifs en 3 mois.
• Contraintes de génie civil fortes : réalisation de massifs béton par dizaine, nécessitant une coordination importante avec les entreprises et les communes, mais aussi les services départementaux
• Contraintes logistiques : l'organisation des d'installations nécessitait le besoin de plusieurs camions et remorques pour optimiser les tournées, avec des rotations de matériels importantes. De plus, la distance moyenne d'installation se trouvant à 180 km de notre siège et lieux de fabrication, nous avons dû également prévoir une base logistique afin de centraliser nos départs. L'acheminement en sortie de production a nécessité des rotations de semi-remorques de manière hebdomadaire. 
• Contraintes de formation : plus de 750 personnes à former au logiciel de pilotage : création d’un e-learning client et formations en visio-conférences)
• Contraintes d’organisation interne
• Communication avec le client avec réunions hebdomadaires, envoi de rapports automatisés (rapport d’études, PV de production, PV d’installation, rapports de formation

Matériaux utilisés

Matériaux utilisés

Aluminium extrudé - Peinture poudre de polyester Akzonobel collection Futura - Interpon d36 - noir 100 sablé

Diodes résinées à l'air libre avec ailettes de protection frontale de 3 mm, entre 97 600 et 129 600 leds par écran

Très haute qualité d’affichage avec un Pitch de 4mm : 62500 leds/m2 permettant texte, image et diffusion vidéo.

Type d’éclairage

Diodes CMS Couleur avec 281 trillions de couleurs.

Dimensions

Deux tailles de dispositifs ont été installé sur les différents sites.

Format 1,56m² - Pitch de 4mm :

Dimensions hors tout : 1 050 mm (l) x 1 998 mm (h) x 160 mm (e)

Dimensions d’affichage : 960 mm (L) x 1 620 mm (H) = 1,56 m²

Résolution : 240x405 pixels, soit 97 600 pixels par face.

Format 2,07m² - Pitch de 4mm :

Dimensions hors tout : 1 170 mm (l) x 2 298 mm (h) x 160 mm (e)

Dimensions d’affichage : 1 080 mm (L) x 1 920 mm (H) = 2,07 m²

Résolution : 270x480 pixels, soit 129 600 pixels par face.